Promoción pre-feria 2. Acciones básicas para tocar los distintos segmentos

En el post anterior, “Promoción pre-feria. La importancia de establecer prioridades” hablamos de la necesidad de establecer nuestros objetivos de participación en una feria a fin de conseguir el máximo rendimiento posible de la misma. Hoy trataremos las acciones que debemos llevar a cabo para llegar a distintos segmentos de público objetivo antes de la feria y para maximizar nuestra visibilidad en la feria.

Después de pensarlo mucho, ya tenemos claro cuáles son nuestras prioridades. ¿Qué hacemos ahora? Establecer un plan de promoción de acuerdo a nuestros objetivos y con hitos delimitados en el tiempo. Vamos a contarlo con casos concretos que siempre es más fácil de entender.

Queremos atraer a nuestro stand a clientes ya establecidos.

Lo ideal sería poder decirlo en persona en primer lugar. Si se puede, perfecto, si no debemos comunicarlo por carta (si debemos hacerles algún envío) o por email. Poco después debemos hablar con ellos en persona, para confirmar si vienen o no a la feria, qué día les viene bien pasarse por nuestro stand y, si son buenos clientes, si necesitan ayuda para pedir el visado o hacer la reserva del hotel. Ojo, hablo de ayudar a hacer la reserva, si estamos dispuestos a pagar sus gastos de hotel debemos comunicarlo con suficiente antelación (sobre todo si son encuentros en el extranjero) para que el cliente pueda planificar su visita.

Creo que, al menos, hay que empezar con esta promoción tres meses antes de la feria para tenerla toda preparada cuando empiece el evento. ¿Y qué quiere decir tener toda la información preparada? Tener un listado de los clientes que queríais ver en la feria, cuáles van a asistir (lo ideal sería tener su móvil) y qué día se pasarán por vuestro stand.

Queremos atraer a nuestro stand a clientes potenciales de los que ya tenemos información.

No son clientes nuestros, pero queremos que lo sean, sabemos quiénes son y los tenemos “fichados” y pensamos que la participación en la feria, ver nuestros productos en directo y ver a nuestra empresa en su país va a animarles a firmar definitivamente ese contrato.

¿Qué hacemos? Pues contactar con ellos, como hemos hecho con el segmento anterior, les escribimos, les llamamos y concertamos con ellos una cita. ¿Qué más podríamos hacer para atraer a este nuevo grupo al que no conocemos? Realizar demostraciones en vivo de nuestro producto e invitarles a pasarse por nuestro stand en ese momento (suele ayudar mucho para animar a clientes establecidos y potenciales a pasarse por la demostración dar un pequeño obsequio a los asistentes tras la demostración o invitar a un pequeño catering) para verlo e incluso establecer descuentos u ofertas especiales para su empresa por los pedidos establecidos en feria. 

Si sabemos que la asistencia a la demostración o presentación del producto puede convencer a los indecisos, porque verán la calidad y eficacia de nuestro producto en acción es buena idea informar anteriormente de que se entregará a los asistentes un obsequio tras la demostración o se hará un catering (también al término de la presentación). Si establecemos estas acciones para animar a los indecisos, también debemos informar a los clientes establecidos, pues harán “número” y nos ayudarán a dar una imagen de empresa muy dinámica con muchos clientes y visitantes y eso siempre atrae más visitas espontáneas.

Estas acciones también se deben empezar tres meses antes de la feria para poder saber en feria, con la mayor precisión posible, cuántos de nuestros clientes potenciales estarán en la feria y se pasará por nuestro stand. Si tenemos su número de teléfono y una cita, aún mejor.

Queremos atraer a nuestro stand a nuevos clientes de los que no sabemos nada.

Bueno, este grupo hay que trabajarlo antes, porque lo primero que tenemos que saber es quiénes son. Hay distintas maneras de buscar a gente de la que no sabemos nada, revisaremos distintas tareas, de fácil a complicado.

1. Expositores en la misma feria. ¿Estamos en un mercado nuevo y queremos buscar un distribuidor o agente del sector? Podemos buscarlo en la misma feria, porque a lo mejor participa como expositor él también. Normalmente las ferias ofrecen listados de expositores muy detallados con información sobre el sector, producto, actividad, etc. Aprovechemos esta herramienta tan sencilla a nuestro alcance para buscar clientes potenciales.
2. Estudio de mercado o información sobre distribuidores y proveedores en destino. Podemos acceder o adquirir un estudio de mercado que nos facilite información sobre aceptación del producto, proveedores y agentes. Para tener esta información es conveniente preguntar a la oficina Ofcomes en el país al que nos dirigimos porque nos pueden ayudar mucho a preparar nuestro “desembarco” en el país.
3. Revistas del sector. Las revistas del sector en el mercado objetivo nos pueden ofrecer, a través de artículos y de anuncios, información sobre empresas en el sector en el país y podemos, a través de estas publicaciones, dar con distribuidores y agentes. También podemos publicitarnos en estas revistas, indicando que participaremos en la feria y estaremos en el stand…, para que posibles clientes vean nuestro anuncio.
4. Opciones de promoción que ofrece la misma feria. Desde anuncios en su página web a la venta de listados de visitantes de ediciones anteriores o pre-registrados para esta próxima, pasando por el envío de invitaciones y de mailings, la oficina de prensa, etc. Las ferias ofrecen a sus expositores multitud de opciones de promoción, algunas de ellas gratuitas, que pueden ayudarnos a promocionar nuestra participación. Merece la pena echarle un vistazo con antelación al manual del expositor y ver qué nos ofrece la feria.

Como veréis estas acciones necesitan más tiempo, pues nuestro objetivo con este trabajo previo a la feria es localizar a empresas de las que antes no sabíamos de su existencia. En general, yo diría que se necesita empezar con este trabajo seis meses antes de la participación aproximadamente.

Os incluyo un pequeño esquema, que espero os valga como "Check list" para definir y ejecutar vuestra acción pre-feria. 

Y éstas son a grandes rasgos las tareas que debemos llevar a cabo antes de la participación en una feria. ¿Se os ocurre a vosotros alguna otra?