Recuerdo perfectamente de niña el momento de la gran
limpieza de la casa, la limpieza de primavera. Se lavaban cortinas y todos los
cojines del sofá, se movían muebles, se sacaban de la estantería todos los
libros para limpiar y se limpiaban con esmero los cristales de las ventanas y
las persianas. De esta forma la casa estaba preparada para la primavera. Limpia
y reluciente.
La limpieza de primavera era algo muy importante. Se ponía
fecha y todos en la casa sabíamos que ese día era el Día de la Limpieza.
Me he dado cuenta que es necesario hacer algo parecido en la
empresa. No me refiero a la limpieza del polvo y de las cortinas (aunque
también hay que hacerla) sino a la limpieza de los ordenadores. Por eso, hemos
establecido el Día de la Limpieza de Primavera (DLP) en Thinking Abroad.
En el día a día vamos muchas veces con prisa y, aunque
tengamos el mejor de los planes para organizar todos los archivos, al final hay
muchos que se acumulan en el escritorio. También hay muchos emails que se leen
rápidamente y no se archivan en la carpeta correspondiente. Muchas veces,
aunque se abren y se leen los adjuntos, no se guardan en el fichero adecuado.
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| © Konstantin Yuganov - Fotolia.com |
Tengo que decir que estoy hablando por mí, que
a mí me ocurre esto y que se me acumulan los documentos y ficheros que debería
tener ya archivados. Estoy segura que una persona más organizada que yo (que
hay muchas) no le pasaría o no con tanta frecuencia.
Por todos estos motivos, he establecido el día de la
Limpieza de Primavera cada dos meses el día cinco (en mí caso tiene que ser un
día determinado, porque no me gusta nada ordenar y es una manera de obligarme a
hacerlo) donde hacemos las siguientes tareas:
1. No abrimos el correo durante dos horas
Casi todo puede esperar un par de horas. Por ello, para
dedicarnos de verdad estas dos horas a la limpieza y ordenación de nuestra
empresa, estas dos horas son sagradas. No es tiempo que pierdes de contacto con
clientes y proveedores. Es tiempo que ganas, pues si tienes cada cosa guardada
en su lugar, es más fácil encontrar la información y dar respuesta a tus
clientes y proveedores rápidamente.
2. El escritorio
Todo empieza por el escritorio, que está hasta arriba de
ficheros que deberían estar guardados en otras carpetas. Durante el Día de la
Limpieza de Primavera vemos todos los ficheros que tenemos en el escritorio y
los guardamos en su lugar.
3. El correo
Para las personas no muy organizadas como yo, siempre hay un
correo que queda traspapelado. Por ello, siempre creo carpetas. El problema es
archivar los correos en las carpetas correspondientes cuando llegan.
Personalmente, a veces lo hago, pero otras voy con tanta prisa que no, especialmente
se me olvidan archivar los correos que yo envío. Por eso, la segunda tarea es
archivar los correos es sus carpetas correspondientes.
4. Los proyectos entregados
En nuestra empresa, los proyectos entregados y finalizados
se archivan en un disco duro externo y se eliminan del ordenador, para no
ocupar tanto espacio. En el caso de traducciones, se guardan como documentación
adicional dentro de nuestro programa TAO, para que, en futuros proyectos con el
mismo cliente o en el mismo sector, usemos la misma terminología que ya
utilizamos antes. En este día,
archivamos estos proyectos y los guardamos en el disco duro externo.
5. Las carpetas
Las carpetas las creo según mi necesidad, pero tengo la
sensación de que las carpetas tienen una tendencia a quedarse definitivamente
que no me gusta nada. Por eso, en este día veo las carpetas, pienso en mis
necesidades actuales y analizo si debo cambiar la ordenación teniendo en cuenta
mi actividad actual.
6. Limpiar cajones
Ya fuera del ordenador, queda ordenar cajones, donde se
acumulan papeles que en su momento guardaste por un buen motivo, pero que ahora
ya no tiene sentido guardarlos. En este día, tiro aquéllos que ya no tienen
validez y los más importantes los escaneo y guardo en el disco duro externo y
el papel físico lo guardo en el archivo. Os tengo que decir que ya podría
aplicarme el cuento en la parte privada y tirar de vez en cuando los miles de
papeles que llenan mi cartera…
Y esto es lo que hago para mantener el orden en el trabajo.
¿Tenéis algún consejo para mí?
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