Tres formas de ahorrarnos tiempo después de la feria

La exposición en una feria exige mucho trabajo,

1. Antes, para prepararla correctamente y llegar con todo atado y bien atado,
2. Durante, las jornadas de feria son larguísimas, normalmente hay cenas de trabajo tras la feria y acaba uno cansadísimo.
3. Después, cuando con todo el cansancio acumulado de la feria, el comercial debe trabajar los contactos establecidos y cuanto antes mejor.

La parte final del trabajo, el post-feria del que trataremos en profundidad en otro post, es lo que más cuesta. ¿Por qué? Por muchos motivos, la feria ya ha acabado, después de trabajar en torno al evento durante al menos un mes, tienes que seguir trabajando en lo mismo y, lo peor de todo, el mundo no se ha detenido porque hayas participado en una feria. Más bien todo lo contrario, cuando vuelves a la oficina tienes la impresión de que todos han aprovechado tu ausencia para pedir multitud de cosas a las que tienes que dar salida y rápido. Por todos estos motivos, muchas veces no se trabajan los contactos establecidos en feria con toda la agilidad que es precisa.

Por eso escribo este post, para daros algunas ideas sobre el trabajo post feria que podéis ir adelantando durante el mismo evento a fin de agilizar todas las gestiones y llegar a la oficina con algunos temas resueltos.

Tres formas de ahorrarnos trabajo post-feria

 

• La libreta. Cada maestrillo tiene su librillo, pero este librillo (o libreta, más bien) lo he visto mucho y creo que resuelve bastante. Todos los días se inicia una nueva página de la libreta donde se pone la fecha y se grapan las tarjetas de las visitas que vayamos viendo en ese día. Tras la tarjeta, se intenta resumir la reunión, sus principales intereses y el “feeling” que nos dio el contacto. Antes de la feria, parece una tontería, porque piensas que te vas a acordar de todo el mundo, pero la realidad es que al final ves a tanta gente, con historias tan distintas que es normal no recordar bien los detalles. Por no hablar de la de tarjetas que aparecen en sitios inverosímiles, desde el bolsillo interior de un bolso hasta junto a la documentación promocional que vuelve de la feria a la oficina. Si hay varios comerciales en el stand, la libreta es fundamental, para que todo el mundo apunte los contactos, la impresión e interés y con quién se vió. Es importantísimo establecer durante la reunión con el cliente potencial qué le vas a enviar y qué te va a mandar él y esto, no hace falta que lo diga, tiene que apuntarse sí o sí en la libreta. Y la libreta que sea una a menos de que nos quedemos sin hojas y haya que empezar otra, y el responsable de ella, que sea el responsable del stand, porque es una locura si cada comercial tiene su libretita y luego a saber quién apuntó qué y dónde y habrá libretas que no aparezcan, etc. 

• Elaborar una pequeña base de datos. No todo es actividad constante en la feria, también hay ratos muertos. Si se lleva ordenador está bien ir haciendo en Excel (tampoco es preciso mucho más, como persona de letras a mí Excel me resuelve la vida diariamente) una base de datos con los contactos establecidos, empresa para la que trabaja, su dirección, teléfono, fax, email, referencias si mencionó algunas, y el producto que le interesa (apuntad en la libreta que ya se han metido los contactos en la base). Si lo hacemos durante la feria, nos ahorraremos hacerlo luego: sólo tendremos que copiar y pegar los contactos y podremos de forma sistemática enviarle desde la oficina newsletters sobre ese producto en cuestión o incluirlos en la base de datos general de la empresa. En caso de llevar ordenador, lo que sí es importantísimo es tener un almacén con cerradura o mueble con cierre con llave, porque no podemos despistarnos en una feria ni un segundo con un ordenador encima de una mesa. 

• Aprovechar las nuevas tecnologías. Ahora mismo hay muchos programas, tipo Dropbox o Google Drive que nos permiten almacenar documentación en la nube. Estaría bien antes de la feria incluir el máximo de documentación posible sobre el producto en exposición. De esta forma, muchas de las solicitudes de información que recibáis durante la feria podréis darle salida desde vuestro stand y no tendreis que llevaros ese trabajo a la oficina de vuelta. Es importante apuntar en la libreta que esa información ya se ha enviado, para que quede constancia.

 
Éstos son algunos de los sistemas usados para ahorrar trabajo a la vuelta de una feria. ¿Utilizas alguno más?