Preparación de la feria del libro de Frankfurt

© Eisenhans - Fotolia.com

El jueves 11 de octubre voy a la feria del libro de Frankfurt. Sin dudas, la mayor feria del sector editorial del mundo, y quería comentaros cómo he preparado mi viaje, para que os sirva para la preparación de visitas a ferias en el futuro. En este post hablaremos de la preparación de la visita comercial a una feria. En un post posterior hablaremos de temas prácticos que se deben tener en cuenta cuando se visita un evento de estas características.

1. Objetivo de la visita

Primero de todo, antes de nada, saber qué vas a hacer en la feria. ¿Vas a vender? ¿Vas a comprar? ¿Conocer la feria para hablar sobre ella en tu blog? La preparación de estos viajes variará dependiendo del objetivo final. En mi caso, aunque voy a hablar de la feria en mi blog, el objetivo final es vender. Para ello, lo primero que debo hacer es analizar el listado de expositores y ver si hay empresas que puedan estar interesadas en mi producto. Puede que tu empresa tenga varios productos y segmentes el listado de expositores por el tipo de producto en el que pueden estar interesados. En mi caso particular, tengo una lista para organizadores de ferias en el extranjero y otra para editoriales españolas. En el caso de la feria de Frankfurt (aunque también pasa en otras ferias) al ver el listado, puedes sentirte abrumado y pensar que necesitas más de los cinco días de feria para poder hablar con todo el mundo (¡más de 200 editoriales españolas presentes!). En este momento, te recomiendo que respires hondo y ordenes el formulario de expositores por número de stand. Una vez que ordenas por número de stand compruebas que muchas editoriales participan en stand colectivos (es decir, no han invertido en tener un stand propio y puede que no tengan ni personal en feria, sino que utilicen la feria como escaparate de sus libros) y grandes grupos editoriales que muestran todos sus sellos y los incluyen en el catálogo como editoriales independientes. Es decir, hay muchísimas editoriales españolas participantes, pero no son 200 stands distintos que debes visitar.

© Paz Jarque - Thinkingabroad.com

2. Trabajo pre-feria.

Una vez localizadas, llega el primer dilema, ¿les mando un email antes de la visita o las visito en frío en feria sin emails anteriores? Esto depende mucho del estilo de cada uno vendiendo, aunque en general, recomiendo, para este sector, el email previo. La razón es sencilla. El sector editorial planifica las ferias con meses de antelación y llega a Frankfurt con una agenda de citas que, normalmente, deja poco espacio a la improvisación o a atender a una persona sin cita. Un motivo más para ir con cita. Hay muchas editoriales: es mejor saber de antemano cuáles están interesadas en tu producto y hablar con ellas personalmente en feria. Si no tienes esta información previa, puede pasarte dos, tres, cuatro días en la feria hablando con editoriales a las que no le interesa tu producto en vez de centrarte en aquéllas que sí pueden estar interesadas.

Volvemos a mi caso concreto, sólo puedo estar un día en la feria, los organizadores de eventos son mi principal objetivo y las editoriales españolas un objetivo secundario, por lo que envío un email a las editoriales españolas, para ver cuáles están interesadas, y visito “en frío” a los cinco organizadores de ferias que participan en Frankfurt.

Otro apartado que a lo mejor te puede interesar conocer son los seminarios y charlas que se celebran durante la feria, puede que haya alguno muy interesante en el que te gustaría participar y dedicarle unas horas. He visto algunos interesantes… pero no sé si tengo tiempo para ir, ya os iré contando.

3. Material.

Un punto que también es importante cuando vas a vender, es el material. ¿Qué material llevas y dejas al cliente? En general, recomiendo dejar poco material, pues mi experiencia me dice que en las ferias se compila muchísima publicidad que no tienes lugar donde guardarla cuando llega la hora de desmontar el stand e irte a casa, y sueles tirarla. Por eso, lo mejor es irte con la tarjeta de la persona con la que has hablado, mandarle tras la reunión un email agradeciéndole su tiempo y enviarle el material a su oficina (por correo mejor que por email, si no puede que no lo llegue a imprimir).

4. El tiempo.

Y  el tiempo. Pongámonos en situación. Una empresa que quiere vender ha invertido en contratar un stand, tener personal durante todos los días de la feria y ha dedicado un tiempo anterior y posterior a la preparación de esta feria. Y ahí llegas tú, con tu carpetita, que no has invertido ni la mitad que la persona con la que quieres hablar y aún así le quieres vender. ¿Qué puede ocurrir? Que tenga poco tiempo para ti. Por ello en una feria el refrán de: “Lo bueno y breve, dos veces bueno” se transforma en “lo bueno y breve, es bueno”. Mucha claridad a la hora de expresar qué es lo que vendes, por qué es bueno para ellos y, por supuesto, todo el tiempo del mundo para contestar a las preguntas que puedan tener.

Esta sería una preparación tipo para ir a una feria a vender productos, por supuesto, se puede hacer mucho más ¿alguna idea?